我是一位出纳新手，想请问一下如果公司的某员工向我预支1000元用于买材料也填了借款单，之后他把1000元材
接上，发票拿过来了，此刻我应该怎样操作，是先叫他填一张1000元费用报销单，然后我再开一张1000元的收据给他吗？如果他拿了一张900元的发票或者是1200元的发票，我又怎么操作，现金日记账该怎么登，谢谢！
很急，谢谢了！
听介绍你是个出纳，那么会计处理方面的东东就不和你细说了，只说说你该做的吧。
一、1000元费用报销单是一定要填的:
借款和报销完全是两个行为，借款时他说相应的手续，只证明同意他拿钱去买东西。
而东西买回来，是否符合公司的要求，要在报销单个体现的。
报销单一般该由报销人填写，由其部分负责人，你们财务的负责人，以及总经理或主管副总之类的签字才生效的。
你说的是购买材料，一般还应该有库管员签字的材料入库单的一联附在后面，以证明他买的东东没有拿回家去，呵呵！
究竟要哪些人签字，以及材料是否要办入库手续，都属于公司内控范围，每个公司都不一样，你要是不清楚就找你们领导问下，不丢人！
二、开不开收据：说到底还是公司内控问题！
有些公司是用的多联（如四联）借款单，除存根外，还有借款凭证一联，还款凭证一联，归还借款人一联。
这三联在借款人借款后，都是放在财务部的，借款凭证直接记帐。后两联等借款人来还款或冲帐时，在上面注明借款已还，还款凭证当收据入帐，归还借款人那一联就还给借款人，做为回执，当借款人拿到这一联了，就代表他的钱还了。
后两联的作用实际和开收据的作用是一样的。但借款单那一联一般是不还给借款人的。
也有个别单位把员工短期内借的款，在还款报销时，就把借条还给本人了，而直接用报销单作账了。但这样做其实是不符合现金账日清的原则的。因为借款当天你就应该把日记账登上去的，如果借条抽走了，你还把那一条划去不成？当然现在都电算化了，划去也不是不可能的。
三、登记现金日记账
如果你只登现金流，借款和报销相同，可以不登记。因为报销时会计上处理也就是借材料贷其它应收款，但有的为了编现金流量表取数方便，可能会先做一个还现金，充借款，再做一个现金购材料。但这和出纳登记现金账也不发生关系。
但如果为了对账方便，出纳记录现金账的口径要和会计保持一致，那你可以去问一下会计，看他记账时要不要在现金里走一下，和他保持一致。
四、如果借款金额不一致
有这种情况，还是用开个收据处理比较简单，即开一个与借款等额的收据先把借款冲了，再让他拿着实际的报销单报销。但这时要注意一点，虽然借款冲了，但你借他的1000块钱可还是在他手里啊！再报销时，要是他报销900，就要还你100，要是报销1100，你就再补给他100。不要给多了啊！
五、最重要的原则
客套的现金管理原则你应该都懂，就不说了。我这里说的重要的原则是，按公司的惯例执行！
现金出纳工作本身技术性不是太高，了解公司的惯例才是一个原则。比如要不要开收据，借款单和报销单之间怎么操作，现金账怎么记，每个公司都是有细微的差别的。
这些惯例多去问问，多去了解一下，对你工作有益无害，大家也不会说你的。以做到工作上的顺畅。
很多事情并不象书本上学的那么简单，就算是白条抵库，坐支等很原则性的事情，有时领导让作你也必须要作的，除非你不相干了！
一、1000元费用报销单是一定要填的:
借款和报销完全是两个行为，借款时他说相应的手续，只证明同意他拿钱去买东西。
而东西买回来，是否符合公司的要求，要在报销单个体现的。
报销单一般该由报销人填写，由其部分负责人，你们财务的负责人，以及总经理或主管副总之类的签字才生效的。
你说的是购买材料，一般还应该有库管员签字的材料入库单的一联附在后面，以证明他买的东东没有拿回家去，呵呵！
究竟要哪些人签字，以及材料是否要办入库手续，都属于公司内控范围，每个公司都不一样，你要是不清楚就找你们领导问下，不丢人！
二、开不开收据：说到底还是公司内控问题！
有些公司是用的多联（如四联）借款单，除存根外，还有借款凭证一联，还款凭证一联，归还借款人一联。
这三联在借款人借款后，都是放在财务部的，借款凭证直接记帐。后两联等借款人来还款或冲帐时，在上面注明借款已还，还款凭证当收据入帐，归还借款人那一联就还给借款人，做为回执，当借款人拿到这一联了，就代表他的钱还了。
后两联的作用实际和开收据的作用是一样的。但借款单那一联一般是不还给借款人的。
也有个别单位把员工短期内借的款，在还款报销时，就把借条还给本人了，而直接用报销单作账了。但这样做其实是不符合现金账日清的原则的。因为借款当天你就应该把日记账登上去的，如果借条抽走了，你还把那一条划去不成？当然现在都电算化了，划去也不是不可能的。
三、登记现金日记账
如果你只登现金流，借款和报销相同，可以不登记。因为报销时会计上处理也就是借材料贷其它应收款，但有的为了编现金流量表取数方便，可能会先做一个还现金，充借款，再做一个现金购材料。但这和出纳登记现金账也不发生关系。
但如果为了对账方便，出纳记录现金账的口径要和会计保持一致，那你可以去问一下会计，看他记账时要不要在现金里走一下，和他保持一致。
四、如果借款金额不一致
有这种情况，还是用开个收据处理比较简单，即开一个与借款等额的收据先把借款冲了，再让他拿着实际的报销单报销。但这时要注意一点，虽然借款冲了，但你借他的1000块钱可还是在他手里啊！再报销时，要是他报销900，就要还你100，要是报销1100，你就再补给他100。不要给多了啊！
五、最重要的原则
客套的现金管理原则你应该都懂，就不说了。我这里说的重要的原则是，按公司的惯例执行！
现金出纳工作本身技术性不是太高，了解公司的惯例才是一个原则。比如要不要开收据，借款单和报销单之间怎么操作，现金账怎么记，每个公司都是有细微的差别的。
这些惯例多去问问，多去了解一下，对你工作有益无害，大家也不会说你的。以做到工作上的顺畅。
很多事情并不象书本上学的那么简单，就算是白条抵库，坐支等很原则性的事情，有时领导让作你也必须要作的，除非你不相干了！
温馨提示：内容为网友见解，仅供参考
第1个回答 2011-02-24
不用开收据，如果是900元，就应该是发票一张，100元现金，1200元的话，除发票外，让他在支出单上签字，并把钱给报销人员
第2个回答 2011-02-24
1、发票应找领导和相关人员签字，办理入库手续，然后才入账。借款单挂账冲其他应收款---xxxr人，进材料。不必给他开收据，如果借款单没挂账，就将借款单当做现款付给他。
2、900和1200 的问题，还是借款单如挂账，则900时，冲其他应收款1000元，材料900元，退回现金100元，给开100元收据交经办人。则1200时，冲其他应收款1000元进材料1200元另付现金200元。 借条没挂账就把借条当做现金来办吧，多退少补，层序同上。再急别把钱给错了！
2、900和1200 的问题，还是借款单如挂账，则900时，冲其他应收款1000元，材料900元，退回现金100元，给开100元收据交经办人。则1200时，冲其他应收款1000元进材料1200元另付现金200元。 借条没挂账就把借条当做现金来办吧，多退少补，层序同上。再急别把钱给错了！
第3个回答 2011-02-24
1、如果公司的某员工向我预支1000元用于买材料也填了借款单，
分录：借：其他应收款 1000
贷：银行存款或现金 1000
2、之后他把1000元材料发票拿过来了
借：原材料 1000
贷：其他应收款 1000
填费用报销单，附上材料发票作为附件，整个报销单作为凭证附件。无需另开收据。
3、如果他拿了一张900元的发票
借：原材料 900
现金 100
贷：其他应收款 1000
需退回100元，并开100元收据。
4、如果他拿了一张1200元的发票
借：原材料 1200
贷：其他应收款 1000
现金 200
无需开收据，但报账人需在报销单上签字确认。
现金日记账按照现金的发生顺序登记。
分录：借：其他应收款 1000
贷：银行存款或现金 1000
2、之后他把1000元材料发票拿过来了
借：原材料 1000
贷：其他应收款 1000
填费用报销单，附上材料发票作为附件，整个报销单作为凭证附件。无需另开收据。
3、如果他拿了一张900元的发票
借：原材料 900
现金 100
贷：其他应收款 1000
需退回100元，并开100元收据。
4、如果他拿了一张1200元的发票
借：原材料 1200
贷：其他应收款 1000
现金 200
无需开收据，但报账人需在报销单上签字确认。
现金日记账按照现金的发生顺序登记。
第4个回答 2011-02-24
如果已经进帐
第一种情况是对的，预支1000元购材料，借款时要借款人填借款单，购回材料提购货发票1000元报销时，你要开收回某借款人1000元的收据给他。第二种情况，拿900元的发票时，不足1000元，仍应写收回1000元的收据，并向他收回现金100元+900元发票。每三种情况，发票1200元时，仍开1000元收回借款收据，并付差额200元还他。
记现金日记帐：一、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款1000元。
二、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款900元。
三、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款1200元。
如果未进帐
不用写收据，第一种情况，发票1000元换回借条。第二种情况，发票900元加收差额100元换回借条。第三种情况，支付差额200+发票1200元换回借条。登日记帐：只记支付材料款按实多少钱就可以了。
第一种情况是对的，预支1000元购材料，借款时要借款人填借款单，购回材料提购货发票1000元报销时，你要开收回某借款人1000元的收据给他。第二种情况，拿900元的发票时，不足1000元，仍应写收回1000元的收据，并向他收回现金100元+900元发票。每三种情况，发票1200元时，仍开1000元收回借款收据，并付差额200元还他。
记现金日记帐：一、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款1000元。
二、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款900元。
三、1、借出现金1000元。2、收回借款1000元。3、支付购材料款1200元。
如果未进帐
不用写收据，第一种情况，发票1000元换回借条。第二种情况，发票900元加收差额100元换回借条。第三种情况，支付差额200+发票1200元换回借条。登日记帐：只记支付材料款按实多少钱就可以了。
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