excel自动打印出每位员工的工资条

Question

一般工资中只有一表头,想自动打印出每位员工的工资条,每人的条子上都有表头,怎样才能实现?恳请高手赐教.

Answer 1

使用邮件合并，可以实现。

本人在教师培训过程中接触了很多从事计算机教学工作的老师，我们经常一起探讨工作中的问题，一位老师曾经提到：他一直使用Excel制作工资表，但不知怎样才能打印输出工资条。打印工资条就是在每条记录前加上字段名，有些老师说用财务专用软件，也有些老师说用数据库编程的方法可以实现。在后来的实践中我通过参阅Office自带的帮助文件，解决了这个问题。

创建Excel工资簿模板

1、打开Excel工作表，单击菜单中的“插入”命令，选择“工作表”，直到工作簿中有13个工作表。将工作表Sheet1至Sheet13分别改名为1月、2月、……12月、年汇总。

2、选定所有工作表，可以在所有工作表中输入相同的内容(右单击工作表标签，在弹出菜单中单击“选定全部工作表”)，建立如图1所示工资表。输入每月都不变的数据，如姓名、岗位工资、技能工资等，有些单元格中的数值是通过对其他单元格中的数值计算而得到的，在这样的单元格中输入计算公式如下：

图1

(1)在“应发工资”列G2中输入“=SUM(C2:F2)”。

(2)在“应扣税款”列根据个人税纳税办法，利用条件函数IF()输入公式。假设个人所得税的收取方法是：不超过800的部分不收税，大于800小于等于1800之间的部分，收2%的税，大于1800的部分，扣5%的税。那么J2单元格中应输入如下公式“：=IF(G2>=1800,(G2- 1800)*5%+(1800-800)*2%,IF(G2>=800,(G2-800)*2%,0))”。

(3)在“实发工资”列K2中输入“=G2-SUM(H2：J2)。在月“总计”行C7单元格中输入“=SUM(C2:C6)”。当然，可以将公式复制到类似计算方法的其他单元格中。

3、只选定“1月”工作表，将“月份”列用复制法全部输入“1月” ，在“2月”到“12月”工作表的月份列中也输入相应的月份。在“年汇总”工作表“月份”列中都输入“年汇总”。在“年汇总”工作表每个数值单元中输入 1~12月份工作表相应单元格的总和，例如：在刘华的技能工资C2单元格中输入刘华1~12月份技能工资的和，公式为“=SUM('1月'!C2,'2月 '!C2,'3月'!C2,'4月'!C2,'5月'!C2,'6月'!C2,'7月'!C2,'8月'!C2,'9月'!C2,'10月'!C2, '11月'!C2,'12月'!C2)”，然后用复制法全部复制到其他的数值单元格中。

4、将工作簿以“工资表” 为名保存为Excel模板，单击“文件”菜单中“关闭”命令退出工资表模板。

5、单击“文件” 菜单，选择“新建”命令，在新建对话框中的“常用”选项卡中双击“工资表”，便以上述模板的格式新建一个工作簿，以“2002年工资表”为名保存。制作2002年某月的工资表时，只需打开这个工作簿，在相应月份的工作表中输入或修改数值。

输出工资条

将图1所示的Excel表格中的数据记录以工资条的形式输入，操作方法如下：

1、打开Word，设置纸张大小及页边距，然后创建表格如图2。

图2

2、单击菜单栏中“工具”菜单项，在下拉子菜单中选择“邮件合并”，弹出“邮件合并帮助器”对话框，在“主文档”单击[创建]按钮，在弹出的菜单中选择 “分类”，然后选择“活动窗口”。在“数据源”中单击[获取数据]，在下拉式菜单中选择“打开数据源” ，弹出“打开数据源对话框”。在“查找范围”下拉式列表框中，选择存有“2002年工资簿”的驱动器和文件夹。在文件类型下拉式列表框中选择“MS Excel 工作簿”，选中“选择方法”复选框。在文件名列表框中选定“2002年工资簿”并单击“打开”，又弹出“确认数据源”对话框，如图3。选择 “Microsoft工作表通过转换器(*.xls;*.xlw)”后[确定]，又弹出“打开工作表”对话框，在“打开工作簿中的文档(W)”中输入或在下拉式菜单选择要打印的工作表如“1月”后[确定]，最后返回到Word主窗口。

图3

3、完成上述操作后，将在Word窗口中自动弹出合并邮件工具栏，将光标移至表格“月份”下面的单元格中，然后在合并邮件工具栏中单击“插入合并域”，在弹出的菜单中选择“月份”，在“姓名”、“岗位”等字段名下的单元格做同样的操作。

4、在合并邮件工具栏中单击“合并至新文档”即可生成工资条文档，如图4，如果单击“合并至打印机”便可直接打印输出。

图4

Answer 2

从第二位员工开始进行以下操作:1、选中员工所在的行,在插入菜单中找到分页符命令 2、执行文件菜单中的“页面设置”，在工作表那一项中找到“顶端标题行”这一项，然后单击它右边的红色箭头，此时选中你要打印的标题，再次单击红色箭头，然后”确定”即可实现你所要的结果。

试试看。不会有错的。我经常这样使用。